Mehr Personal. Rund 230.000 € weniger Kosten

Die Methodik, die Costvise in Software übersetzt. Gezeigt an einem Fall aus der Praxis des sozialen Sektors.

Kennzahlen auf einen Blick

• Rund 230.000 € weniger Personalkosten gegenüber der Vergleichsperiode
• 100 % der aufgestauten Überstunden abgebaut
• Rund fünf Monate Analysezeitraum
• Gezielte Aufstockung der Stammbesetzung in der Pflegeassistenz
• Eine Pflegeeinrichtung mittlerer Größe in Österreich

Ausgangssituation

Ein Überstundenstau, der sich nicht mehr abbauen ließ.

Eine österreichische Pflegeeinrichtung befand sich in einer klassischen Spirale: über Monate angesammelte Überstunden in der Pflegeassistenz (PA), geplante Urlaube, die nicht konsumiert werden konnten, und Mitarbeitende, die ihren Zeitausgleich nicht in Anspruch nehmen konnten, weil dafür schlicht das Personal fehlte.

Personalkosten machen in Pflegeeinrichtungen rund 70 bis 80 % der Gesamtausgaben aus. Die für ihre Steuerung relevanten Informationen lagen jedoch verteilt in Excel-Listen, Zeitwirtschaft, Lohnverrechnung und monatlichen Reports.

Jede Belastungsspitze wurde aus dem Stammteam heraus abgefangen. Fehlende Kapazitäten erschwerten den Abbau bestehender Zeitguthaben und erhöhten gleichzeitig den Druck auf die verbleibende Besetzung. Der Überstundenberg wuchs weiter.

Die Kernfrage: Wie kommt die Einrichtung aus dieser Spirale heraus, ohne den Personalkostenrahmen zu sprengen?

Analyse und Maßnahme

Die Methodik hinter Costvise, manuell angewandt.

Aus ihrer Forschung und ihrer langjährigen Praxis im Sektor entwickelte Co-Founderin Liria Binaku einen methodischen Ansatz, der die tatsächliche Personalsituation und ihre wirtschaftlichen Auswirkungen in drei Schritten sichtbar macht.

1. Datenkonsolidierung

Stellenplan, Ist-Besetzung, offene Überstunden- und Zeitausgleichssalden, geplante Urlaube sowie Personalkosten wurden je Wohnbereich in einer einheitlichen Sicht zusammengeführt. Damit entstand erstmals ein Gesamtbild aus Informationen, die zuvor getrennt voneinander betrachtet wurden.

2. Diagnose mit Domain-Logik

Die Analyse zeigte: Nicht der laufende Bedarf war das Problem, sondern der aufgestaute. Jeder Tag ohne Abbau erzeugte weitere Folgekosten durch Überstundenzuschläge und wachsende bilanzielle Rückstellungen. Der zentrale Hebel lag also nicht darin, Personal möglichst knapp zu halten, sondern die Auswirkungen unterschiedlicher Besetzungsentscheidungen ganzheitlich zu betrachten.

3. Szenariorechnung

Auf Basis der konsolidierten Daten wurde durchgerechnet, was eine gezielte Aufstockung der Stammbesetzung in der Pflegeassistenz auslöst. Die zusätzlichen Vollzeitstellen sollten nicht einfach mehr Kapazität schaffen. Sie wurden gezielt eingesetzt, um den Überstunden-, Urlaubs- und Zeitausgleichsstau abzubauen und die Grundbesetzung zu stabilisieren.

Der kontraintuitive Hebel

Warum zusätzliche Vollzeitstellen die Personalkosten senken konnten.

Auf den ersten Blick ist die Rechnung eindeutig: Mehr Vollzeitstellen bedeuten höhere Grundgehälter und damit höhere Personalkosten. In einer isolierten Kostenbetrachtung erscheint die Aufstockung als Budgetabweichung. Ende der Diskussion.

Erst die Verknüpfung von Personal-, Zeit- und Kostendaten machte den Effekt zweiter Ordnung sichtbar: was diese Stellen nicht mehr auslösen.

Überstundenzuschläge entfielen.

Die aufgestockte Stammbesetzung ermöglichte den vollständigen Abbau der angesammelten Überstunden. Der aufgestaute Bestand wurde im Analysezeitraum zu 100 % abgebaut. Damit entfielen die Zuschläge auf Mehrleistungsstunden, die zuvor zu einem festen Kostenposten geworden waren.

Rückstellungen für Urlaub und Zeitausgleich sanken.

Geplante Urlaube und Zeitausgleich konnten endlich konsumiert werden. Die bilanziellen Rückstellungen wurden abgebaut, das Stammteam wurde entlastet.

Die Grundbesetzung wurde stabilisiert.

Anhaltende Überlastung erzeugt typischerweise einen erhöhten Krankenstand, der wiederum die verbleibenden Mitarbeitenden zusätzlich belastet. Die stabilere Grundbesetzung unterbrach diese Spirale und fing Belastungsspitzen auf, ohne unmittelbar neue Zeitguthaben aufzubauen. Auf teures Leasingpersonal musste nicht zurückgegriffen werden.

Der entscheidende Effekt lag nicht in den Kosten der zusätzlichen Stellen, sondern in den Kostenströmen, die durch diese Stellen beeinflusst wurden.

Das Ergebnis

Mehr ausgegeben an der richtigen Stelle, weniger ausgegeben in Summe.

Über den betrachteten Zeitraum ergab sich gegenüber der Vergleichsperiode eine Differenz von rund 230.000 € bei den direkten Personalkosten. Die Mehrkosten der zusätzlichen Stammbesetzung sind in dieser Betrachtung bereits enthalten. Gleichzeitig waren die aufgestauten Überstunden am Ende des Zeitraums vollständig abgebaut.

Die wirtschaftliche Wirkung entstand also nicht durch Personalabbau, sondern durch eine gezielte Veränderung der Personalstruktur und ihre Effekte auf weitere Kostenpositionen. Eine Entscheidung, die isoliert betrachtet höhere Kosten verursacht, war in der Gesamtbetrachtung wirtschaftlich vorteilhaft.

Über das Geld hinaus

Effekte, die sich finanziell schwer beziffern lassen.

Geringere Belastung im Stammteam.
Aufgestaute Überstunden konnten abgebaut werden, Belastungsspitzen für bestehende Mitarbeitende wurden seltener.

Mehr Planbarkeit für Mitarbeitende.
Geplante Urlaube und Zeitausgleich wurden tatsächlich konsumierbar.

Stabilere Bezugspflege.
Konstantere Besetzung bedeutet mehr Kontinuität in der Pflegebeziehung.

Weniger Improvisationsdruck.
Dienstpläne werden seltener kurzfristig umgestellt, die Personalplanung wird vorhersehbarer.

Diese Effekte sind nicht Bestandteil der ausgewiesenen rund 230.000 € und werden nicht als zusätzlicher finanzieller Nutzen eingerechnet.

Von der Methodik zur Plattform

Was händische Analyse war, wird mit Costvise systematisch verfügbar.

Die Methodik aus diesem Praxisfall bildet den fachlichen Kern von Costvise. Was zuvor manuelle Konsolidierung unterschiedlicher Datenquellen, Excel-Auswertungen und tiefes Domain-Wissen erforderte, führt Costvise in einer gemeinsamen Entscheidungslogik zusammen. Personal-, Zeit- und Kostendaten werden verknüpft, damit nicht nur einzelne Kennzahlen sichtbar werden, sondern ihre Zusammenhänge.

Costvise verbindet damit drei Ebenen der Personalsteuerung:

Was ist passiert?
Transparenz über Besetzung, Kosten, Abweichungen und relevante Personalindikatoren.

Was wird voraussichtlich passieren?
Frühzeitiges Erkennen von Entwicklungen, Engpässen und wirtschaftlichen Auswirkungen.

Was können wir tun?
Szenarien vergleichen und die Auswirkungen unterschiedlicher Personalentscheidungen sichtbar machen, bevor sie getroffen werden.

Damit wird aus Reporting eine Grundlage für tatsächliche Steuerung.

„Dieser Fall hat mir gezeigt, wie viel Wert in der richtigen Datensicht steckt. Genau diese Methodik bauen wir mit Costvise als Software, damit andere Organisationen nicht erst Wochen damit verbringen müssen, die entscheidenden Zusammenhänge selbst sichtbar zu machen.“

Liria Binaku · Co-Founder & CEO

Methodik und Einordnung

Die ausgewiesenen rund 230.000 € beziehen sich auf den Saldo der direkten Personalkosten gegenüber einer entsprechenden Vergleichsperiode. Berücksichtigt wurden dabei insbesondere:

• Stammbesetzung einschließlich der zusätzlichen Stellen
• Überstundenzuschläge
• Sonderzahlungen
• Lohnnebenkosten
• Veränderungen der Rückstellungen für Urlaub und Zeitausgleich

Die Mehrkosten der zusätzlichen Stammbesetzung sind somit bereits in der Saldorechnung enthalten. Der betrachtete Analysezeitraum umfasst rund fünf Monate. Die Angabe von 100 % bezieht sich auf den zu Beginn des Zeitraums bestehenden Überstundenstau in der Pflegeassistenz. Die dargestellten Ergebnisse beziehen sich auf den beschriebenen Praxisfall und lassen sich nicht ohne Berücksichtigung der jeweiligen Personalstruktur und Ausgangssituation auf andere Einrichtungen übertragen.

Fazit

Die rund 230.000 € sind nicht entstanden, weil weniger ausgegeben wurde. Sie sind entstanden, weil an der richtigen Stelle mehr ausgegeben wurde.

Zusätzliche Vollzeitstellen erhöhten die sichtbaren Kosten der Stammbesetzung sofort. Gleichzeitig beendeten sie drei Kostenströme, die im Hintergrund weiterliefen: Überstundenzuschläge, wachsende Rückstellungen und die Folgekosten dauerhafter Überlastung.

Genau hier trennt sich Reporting von Steuerung. Die Mehrkosten einer Aufstockung sind sofort sichtbar, sie stehen in einer einzigen Zeile. Was die Aufstockung verhindert, taucht in keiner einzelnen Auswertung auf, denn es verteilt sich über Lohnverrechnung, Zeitwirtschaft und Bilanz. Die entscheidende Zahl war in der Einrichtung vorhanden, nur eben nie an einem Ort.

Die Logik ist nicht an eine einzelne Einrichtung gebunden. Überall dort, wo Überstunden und offene Urlaubstage über Monate anwachsen, entsteht dieselbe Spirale. Ein Report kann zeigen, dass Personalkosten gestiegen oder gefallen sind. Für eine gute Entscheidung reicht das nicht. Entscheidend ist zu verstehen, warum sich eine Kennzahl verändert, welche Entwicklung sich abzeichnet und welche Handlungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Genau dort setzt Costvise an. Aus vorhandenen Daten wird eine Grundlage für vorausschauende Personalentscheidungen.